Las 25 Mejores Herramientas de Productividad

Alguna vez has sentido que no tienes tiempo para nada, seguramente en más de una ocasión dejando pasar oportunidades o aplazando alguna tarea que al final no has terminado de hacer. Lo bueno es que ahora contamos con la tecnología que permite tener acceso a diferentes herramientas de productividad.

La base de la productividad está en el gusto de hacer las cosas o amar lo que haces, sin ello no lograrás las metas que quieres alcanzar, pero contrario a lo que se piensa normalmente, no se trata de hacer más, sino de hacerlo mejor, hacer tareas que tendrán resultados a medio o largo plazo. 

¿Qué es una herramienta de productividad?

Las herramientas de productividad son programas que ayudan a mejorar el proceso de un proyecto, tarea o trabajo específico del cual se busca lograr ciertos objetivos y metas ya sea de forma individual o trabajando en equipo.

Usarlos de manera correcta trae consigo varios beneficios que veremos a continuación:

Si te preguntas cuantas herramientas existen, la verdad es que hay un sinfín pero en Ayuda Hosting te mostramos las mejores organizadas en categorías para que puedas elegir las que se acomodan a tus necesidades.

Gestión de proyectos 

Gestionar varios proyectos a la vez es complicado, por eso es bueno usar herramientas que te faciliten este trabajo, más el 80% de empresas lo hace y tú también deberías tenerlo en cuenta.

1. Trello 

La herramienta Trello permite usar tableros o boards con listas para llevar los proyectos mediante distintas etapas hasta su cumplimiento.

Ayuda a optimizar la planificación de tareas según el orden de importancia y puedes personalizar cada etapa del proyecto para ver el avance. También cuentas con la opción de compartir información con las personas involucradas en el proyecto. 

2. Todoist 

Todoist permite usar listas de tareas interactivas y cuenta con un sistema de etiquetas para clasificar distintos proyectos, además según las tareas que se tenga puedes dar diferentes niveles de prioridad y asignarlos a las personas encargadas con un recordatorio personalizable. 

3. Monday.com

Con Monday.com puedes no solo crear y asignar tareas a los diferentes integrantes de tu equipo sino también puedes conocer el avance de cada uno. Las tareas se acomodan en columnas según la división de departamentos de la empresa, además cuenta con una sección de preguntas y respuestas permitiendo resolver dudas en el instante. 

4. Noysi 

Conocida como el «WhatsApp de las empresas», Noysi impulsa la comunicación interna en cada proyecto. Cuenta con un gestor de tareas, un servicio de mensajería instantáneo y la opción de realizar videollamadas dentro de la aplicación. 

Gestión del tiempo y de reuniones 

El tiempo está ligado con la productividad, muchas veces sentimos que no hemos aprovechado bien el tiempo y esto sucede porque existen infinidad de distracciones pero hoy puedes solucionar esto con la ayuda de herramientas.

5. Toggl 

Toggl usa un temporizador para saber cuánto demoras en terminar una tarea o proyecto. Es ideal si trabajas desde casa. Para usarlo solo debes crear una tarea, vincularlo a un proyecto y poner Start para registrar el tiempo que le dedicas. En el escritorio se puede ver el tiempo invertido por tareas y períodos. 

6. Rescue Time 

Entre las herramientas de gestión del tiempo está Rescue Time, la aplicación permite dividir las tareas en acciones muy productivas, productivas, neutras o poco productivas. Accede a tu ordenador y conoce lo que escribes, en donde navegas o si revisas las redes sociales.

Te permite colocar alertas en caso quieras dedicar tiempo a una tarea determinada y puedes ver estadísticas del uso de tu tiempo y saber en qué inviertes o gastas más tu tiempo. 

7. Google Calendar 

Google calendar es una agenda virtual que se puede usar en el ordenador o en el móvil. Es ideal para que no se te pase ninguna tarea o pendiente y le puedas dar seguimiento hasta su cumplimiento. 

Te permite organizar reuniones, eventos, citas o fechas importantes, además de poder hacer una lista de tareas si así lo necesitas.

8. Doodle 

Una herramienta sencilla de usar que sirve para organizar un evento y evitar estar preguntando la disponibilidad de cada uno. Solo debes hacer una encuesta con opciones y enviárselas a los asistentes. Doodle te ayudará haciendo un resumen con la información y dando una opción de cuando será el mejor momento. 

9. Skype 

Muy conocido y no puede faltar en la lista, la herramienta permite realizar llamadas, reuniones, videoconferencias con tus clientes o colaboradores. Skype cuenta con chat para compartir archivos, también te permite compartir pantalla para realizar presentaciones y realizar llamadas con un máximo de 24 personas. 

Trabajo en equipo 

Trabajar en equipo no es tarea fácil, pero gracias a las distintos programas y herramientas que existen es posible hacerlo de manera más eficiente.

10. Podio 

Podio permite realizar actividades de manera sincronizada con tu equipo, funciona como una red social que permite compartir contenido, conversaciones y procesos ya establecidos.  

Además puedes definir roles y contar con herramientas personalizadas para cumplir con el tiempo de entrega. Permite el uso de tableros para hacer seguimiento del avance y es posible integrarlo con Dropbox, Google Drive, Google Calendar, Evernote, Microsoft. 

11. Asana 

Una herramienta muy popular que permite trabajar conjuntamente con otros profesionales y mejorar la comunicación interna. Asana funciona mediante tableros para saber en qué etapa se encuentra el trabajo, a la vez permite establecer tareas que se deben cumplir y usar informes para conocer el avance y realizar correcciones si se requiere. 

12. Slack 

Slack es la herramienta ideal para crear un canal de comunicación efectivo, funciona como un chat para enviar y recibir información de un proyecto dentro de la plataforma. Puedes usarlo entre un mismo equipo de trabajo o con tus clientes para que vean el avance del trabajo e incorporar consejos o recomendaciones.

Automatización 

Gracias a la automatización es posible realizar más tareas en menos tiempo, transformando la manera de trabajo en las empresas pero de manera positiva.

13. Zapier 

Si quieres comenzar en la automatización de procesos y tareas Zapier es la opción recomendada, te permite integrar más de 750 aplicaciones diferentes para evitar que pierdas el tiempo repitiendo tareas. Por ejemplo al momento de subir un post a tu blog se compartirá también en las redes sociales. 

14. Microsoft Power Automate.

Microsoft Power Automate fue lanzada en 2016 por Microsoft, en respuesta a la aparición de Zapier y otras aplicaciones del mismo tipo. Es una gran opción si usas Outlook ya que permite integrar hasta 83 aplicaciones. 

15. UiPath 

UiPath es una herramienta gratuita de automatización robótica de procesos, para liberarte de tareas rutinarias. Básicamente se trata de administrar tareas basadas en reglas, te permite gestionar cambios, modelar procesos, ejecutar, programar y monitorizar tareas. 

Curación de contenidos 

El tiempo es limitado, y leer todos las publicaciones que te interesan de distintas webs es imposible, por eso hay herramientas que simplifican la tarea.

16. Evernote 

Evernote se parece a una agenda digital con la opción de colocar notas para gestionar las tareas que tienes por hacer en un proyecto. Además de notas de texto, puedes agregar notas de voz, audio e imágenes, que se pueden compartir por correo electrónico o redes sociales. Pero también destaca su función de guardar contenidos que vayas encontrando al navegar en la red.

17. Buffer 

Para comenzar solo debes instalar la extensión en el navegador, Buffer permite compartir una página que te interese con tus seguidores en el momento o programarlo.  

Puedes conectar las redes sociales, configurar horarios y días, seleccionar lo que deseas compartir y en donde. Su ventaja está en que brinda estadísticas para saber qué publicaciones funcionan mejor. 

18. Feedly 

Feedly es una herramienta gratuita que permite agregar webs o blogs que te interesan, te mostrará las publicaciones nuevas y tienes la opción de organizarlos en carpetas.  

Mapas mentales 

Una gran herramienta gráfica, ideal para hacer una lluvia de ideas, se puede aplicar en cualquier situación, tanto para crear un post, realizar un webinar o para ordenar pensamientos acerca de un proyecto.

19. Coggle 

Es una herramienta online que se puede usar desde cualquier navegador sin la necesidad de descargarlo, permite crear y compartir mapas mentales, tomar notas, intercambiar ideas y planificar procesos. Coggle permite incluir imágenes, chatear, comentar y recibir notificaciones por correo.

20. MindMeister 

MindMeister es muy conocida, porque tiene múltiples funciones. Son más de 6 millones de personas que lo usan, tanto para tomar notas, planificar proyectos, generar nuevas ideas, etc.  

Motivación al avanzar 

También puedes incluir en tus herramientas de productividad algunas que te motiven a avanzar y crear hábitos saludables en tu día a día en el trabajo.

21. MakeMe 

Si quieres evitar la procrastinación, esta herramienta es ideal, solo debes colocar tus objetivos y metas y MakeMe te irá avisando tus progresos. Para motivarte también cuentas con grupos de desafío y con la versión de pago tendrás expertos y coach que te ayudarán a cumplir lo que te has propuesto. 

22. Productivity Owl 

Una extensión de Chrome muy útil para evitar distraerte, te permite seleccionar páginas que son distractores para tu avance de tareas y que no podrás entrar en horario laboral. 

Herramientas de productividad variadas 

Las herramientas de productividad ayudan a las personas a ser más eficientes y efectivas en el trabajo y en las actividades diarias. Existen diferentes tipos de herramientas de productividad que pueden ayudar a las personas a mejorar la productividad en diferentes áreas.

23. One Tab 

Ideal si tu trabajo tiene que ver con buscar información en Internet. Es una extensión de Chrome que ayuda a organizar las pestañas que están abiertas para reducir el consumo de la memoria Ram y evitar que el ordenador vaya lento. 

One Tab permite que las ventanas abierta se vuelvan una lista de enlaces. También ordena las pestañas y volverlas en una página web que puedes compartir con otros o a otro ordenador o móvil.

24. Lastpass 

Si cuentas con muchas páginas web, administrar las contraseñas puede ser un problema, Lastpass soluciona este problema no solo ordenando las contraseñas sino también protegiéndolas en la nube. 

25. WeTransfer 

WeTransfer es la opción para enviar archivos grandes sin demorar tanto, los archivos son encriptados mientras se envían y almacenan por lo que la única manera de acceder a ellos es por un enlace que llega por correo electrónico, el cual se genera cuando se sube los documentos. 

Conclusión

Ya sea que tengas un negocio, seas freelance o trabajes por cuenta ajena hoy más que nunca hay herramientas para mejorar tu productividad y gracias a esta variedad puedes elegir las que más se adaptan a ti y mejorar tu forma de trabajar.