¿Estás en la búsqueda de las mejores formas de comunicación con los clientes mientras trabajas desde casa? Trabajar desde casa es un sueño hecho realidad para algunos, sin embargo resulta un desafío para otros. Los recientes acontecimientos mundiales han obligado a muchas personas a adaptarse rápidamente al trabajo remoto. Es por esto, que resulta importante encontrar formas de comunicación efectivas con nuestros clientes.
Por fortuna, existen varias herramientas muy eficientes que podemos emplear para mantenernos en contacto con nuestros clientes. Muchas de estas herramientas son muy fáciles de configurar. Ya sea que seleccionemos Zoom, Google Meet o Slack, mantenernos en contacto mientras trabajamos desde casa no tiene nada de difícil.
En este artículo de Ayuda Hosting, hablaremos sobre algunas formas de comunicación con clientes mientras trabajamos desde casa y por qué esta forma de comunicación remota con los clientes es diferente de lo que usualmente estamos acostumbrados.
Veremos también, algunos datos e información estadística sobre la modalidad del trabajo desde casa. Seguidamente, presentaremos algunas herramientas que podemos emplear para mantenernos en contacto con nuestros clientes.
Índice
Algunas estadísticas comparativas sobre el trabajo en la oficina y en casa
Se estima que el 56% de la fuerza laboral de los EE. UU. tiene un trabajo que es compatible (al menos parcialmente) con el trabajo remoto o trabajo en casa. De acuerdo con Global Work Place Analytics, en la actualidad, solo el 3,6% de la fuerza laboral trabaja en casa a medio tiempo o más. Según Gallup, en 2016 el 43% de la fuerza laboral trabajaba en casa al menos parte del tiempo. Hoy, se estima que cuanto más tiempo se requiera que las personas trabajen en casa, mayor será la adopción de esta modalidad cuando disminuyan los efectos de la pandemia causada por el COVID-19.
Históricamente, las tendencias indican que quienes trabajaban en casa antes de la pandemia, incrementarán su frecuencia una vez que se les permita regresar a sus lugares de trabajo. Sin embargo, se cree que habrá un aumento significativo en la adopción de esta modalidad del trabajo en casa para aquellos empleados recientes en esta modalidad antes de la pandemia. Según Kate Lister, Presidenta de Global Workplace Analytics:
Nuestra mejor estimación es que del 25 al 30% de la fuerza laboral trabajará desde su hogar varios días a la semana a finales de 2021.
Demanda del trabajo en casa
La demanda de flexibilidad sobre dónde y cómo trabajan las personas se ha ido acumulando durante décadas. Antes de la crisis pandémica, varias encuestas coincidían en que el 80% de los empleados deseaban trabajar desde casa, al menos parte del tiempo. Más de un tercio recibiría un recorte salarial a cambio de la opción. Si bien la experiencia de trabajar en casa durante esta crisis puede no haber sido ideal, debido a que familias enteras se refugiaron en casa. Ya esta experiencia les dará a las personas una idea de lo que podría ser trabajar desde casa.
Uno de los mayores obstáculos del trabajo remoto es la confianza. Los gerentes simplemente no confían en que su gente trabaje sin ataduras o bajo una supervisión estricta. Están acostumbrados a dirigir a sus empleados en su lugar de trabajo y en el horario establecido, en lugar de registrar los resultados que estos aportan. Eso no es manejar una empresa, eso es cuidar que todos los escritorios estén ocupados. Si las personas se ven obligadas a trabajar en casa durante un período prolongado, como parece ser que ocurrirá, los gerentes tendrán que aprender que los resultados son lo que importa.
¿Qué les espera a los propietarios y gerentes de empresas?
La investigación también muestra que los gerentes que han trabajado desde casa son más propensos a respaldar la idea de que sus empleados también lo hagan. Sus preocupaciones sobre la pérdida de productividad desaparecen. A medida que ellos y su gente se acostumbran al empleo de herramientas virtuales, se demuestra que sus preocupaciones acerca de no poder realizar sus tareas resultan erróneas. Además, ellos pueden ver por sí mismos cuán felices y comprometidos están sus empleados sin el estrés de viajar, estar lejos de sus seres queridos, las interrupciones en el lugar de trabajo, etc.
En los últimos años, el principal impulsor de los programas de trabajo en el hogar ha sido la atracción y retención de talentos. Sin embargo, durante la última recesión, se trató principalmente de ahorrar dinero. Los líderes de las organizaciones, desesperados por el descenso de las ventas, descubrieron que podían hacer más con menos bienes raíces (edificios de oficinas, oficinas privadas, agencias, sucursales, etc.).
Desde entonces, los estudios de ocupación han demostrado cuán ineficiente resultaba que se emplearan espacios de oficinas. Según Kate Lister, Presidenta de Global Workplace Analytics:
Los empleados de todo el mundo no están en su escritorio del 50% al 60% del tiempo. Esa es una gran pérdida de dinero.
¿Cómo adaptarnos al trabajo remoto y por qué mantener contacto con los clientes?
La comunicación es vital para cualquier relación comercial y profesional. Si estamos trabajando en un proyecto para un determinado cliente, es aconsejable mantener la comunicación durante todo el proceso. Debe existir una comunicación recíproca para que ambas partes estén igualmente informadas cuando se trata de expresar sus expectativas, fechas de entrega, costos, etc.
Debido al distanciamiento social producido como medida preventiva contra el contagio del COVID-19, los clientes que normalmente conoceríamos personalmente ahora están confinados en sus casas. Si hemos trabajado en una oficina antes, probablemente nos estemos adaptando para realizar nuestras tareas en forma remota. Esas responsabilidades aún incluyen la comunicación con el cliente, solo que ahora no podemos convocar las reuniones de manera presencial.
Sin embargo, muchas agencias dependían en gran medida de las herramientas de comunicación remota incluso antes del aumento de los acuerdos de trabajo remoto. No es extraño que las oficinas aún empleen el correo electrónico para mensajes internos o se mantengan en contacto con los clientes por teléfono.
Existen muchas formas de comunicación con los clientes mientras trabajamos desde casa. Podemos aprovechar muchos de los canales que hemos utilizado en el pasado, así como algunos nuevos. Por fortuna, existen muchas opciones cuando se trata de plataformas de comunicación avanzadas.
Formas de comunicarnos con los clientes mientras trabajamos desde casa
A continuación, exploraremos algunas herramientas que nos ofrecen diferentes formas de comunicación con los clientes mientras trabajamos desde casa. Dependiendo de las preferencias de nuestros clientes y de nuestros equipos, podemos alternar entre estas herramientas o confiar en un solo método.
Videoconferencias a través de Zoom
Zoom ha experimentado un fuerte aumento en su reciente demanda. Esta aplicación se hizo popular porque se destaca cuando se trata de videoconferencias, lo cual se ha hecho más evidente en estos tiempos.
Con Zoom, podemos programar las llamadas de los clientes con anticipación y ejecutarlas desde nuestra aplicación de calendario favorita. Este software habilita salas de espera para que los clientes puedan unirse a las llamadas programadas antes de que comiencen. También podemos optar por proteger con contraseña las llamadas.
Zoom admite de forma predeterminada hasta 100 participantes por llamada, por lo que podemos llevar a todo nuestro equipo a una reunión si es necesario. Esta plataforma también es fácil de usar, incluso para clientes menos expertos en tecnología. Todo lo que tenemos que hacer es enviarles un enlace y de esta manera pueden unirse a nuestra llamada con un solo clic.
Dado que Zoom es tan popular en estos días, es probable que la mayoría de nuestros clientes ya estén enterados de su existencia. Esto significa que podremos pasar menos tiempo resolviendo problemas y más tiempo hablando sobre los detalles de los proyectos.
Contacto usando Google Meet
Si ya hemos utilizado Hangouts en el pasado, Google Meet debería resultarnos familiar. Funciona de manera muy similar, solo que con algunas características adicionales. A partir de junio de 2020, Hangouts solo estará disponible para cuentas de de Google normales. Para reuniones con clientes, tendremos que usar Google Meet.
Con Google Meet, podemos configurar llamadas con hasta 250 participantes. Además, nos permite compartir nuestra pantalla, enfocarnos en participantes específicos y programar llamadas con anticipación.
Google Meet funciona tan bien como Zoom para pequeñas reuniones de clientes. Su principal ventaja radica en su integración con el ambiente de Google.
Si empleamos las herramientas de G Suite para nuestro negocio o nuestros clientes prefieren estos productos, entonces probablemente usemos Google Meet en vez de Zoom. ManageWP se integra de inmediato con varios servicios de Google, incluidos Gmail, Drive y Analytics:
Esas integraciones harán una mejor sinergia con Google Meet. Es posible que deseemos tener esto en cuenta si administramos los sitios de nuestros clientes a través de nuestra plataforma.
Organizar los mensajes del equipo de trabajo y de los clientes con Slack
Algunas personas piensan que Slack es solo una herramienta para la comunicación interna de los equipos de trabajo. Esta aplicación cumple ese rol maravillosamente. Sin embargo, también puede ayudarnos a mantenernos en contacto con los clientes.
Slack se basa en la comunicación principalmente mediante texto. Podemos escribir en diferentes canales dependiendo de a quién queremos llegar y en qué proyecto estamos trabajando. Si deseamos emplearlo con clientes, debemos configurar espacios de trabajo individuales para cada uno de ellos.
El mayor beneficio de Slack también es su principal inconveniente. Les brinda a los clientes un acceso constante con nosotros. Esto puede crear la sensación de que siempre estamos disponibles para enviarles respuestas.
Esto es perfecto para clientes que requieren pequeñas actualizaciones constantes. Podemos usarlo para compartir archivos, informarles cuando terminemos alguna tarea específica y más.
Los usuarios de ManageWP pueden conectar sus cuentas con Slack y también configurar notificaciones para canales específicos:
De esa manera, podemos informar fácilmente a nuestros clientes sobre lo que sucede en el sitio web y ManageWP nos notificará cuando recibamos una respuesta.
Colaboración empleando el correo electrónico con Front
Hay una razón por la cual tantas oficinas usan el correo electrónico como su método de comunicación principal. Es un sistema fácil y versátil. Podemos enviar correos electrónicos a compañeros de trabajo, supervisores o clientes, todo utilizando el proveedor de nuestra preferencia.
Con Front, obtenemos un cliente de correo electrónico que incluye todas las funciones a las que estamos acostumbrados. Sin embargo, está construido para colaborar con nuestro equipo de trabajo. Podemos tener bandejas de entrada compartidas e individuales, asignar correos electrónicos a compañeros de equipo específicos, crear flujos de trabajo automatizados y más.
Sin embargo, la mejor característica de Front es que nos permite etiquetar compañeros de equipo para que podamos tener discusiones junto con correos electrónicos específicos sin el conocimiento del destinatario. Esto nos permite reducir drásticamente los procesos internos de ida y vuelta, para que podamos tomar decisiones inteligentes para que el cliente trabaje más rápidamente.
Por ejemplo, supongamos que un cliente nos envía una pregunta por correo electrónico y no conocemos la respuesta. Podemos etiquetar a un compañero de equipo y hacer que nos brinde la información correcta para poder transmitirla en nuestra respuesta sin tener que alertar a nuestro cliente que hemos sido tomados tomados por sorpresa.
Si nuestros clientes no quieren lidiar con la teleconferencia y prefieren seguir usando el correo electrónico, Front puede ayudarnos a mejorar nuestro juego. Incluso obtendremos acceso a los análisis internos para poder controlar cuánto tiempo nos lleva responderle a los clientes.
Mejorar las llamadas de conferencia usando Join.me
A muchos clientes aún les gusta realizar reuniones por teléfono. Todos tenemos teléfonos, pero las llamadas individuales pueden ser bastante limitantes.
Con Join.me, obtenemos una aplicación de videoconferencia que ofrece la mayoría de las mismas funciones que Zoom y Google Meet. Sin embargo, también les permite a los participantes unirse mediante una llamada telefónica. Esto es perfecto para clientes o compañeros de equipo que no se sienten cómodos al ver videos.
Join.me ofrece llamadas ilimitadas gratuitas de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) a más de 40 países. Es una solución fantástica si nuestros clientes se encuentran más allá de las fronteras.
¿Cómo comenzar con una nueva plataforma de comunicación?
La mayoría de las plataformas que hemos revisado ni siquiera requieren que los usuarios descarguen ningún software. Sin embargo, si las estamos utilizando desde nuestro teléfono inteligente, es posible que necesitemos instalar nuestras aplicaciones individuales.
Dicho esto, debemos prepararnos para el final, es la parte fácil. Lo importante es comunicarnos con los clientes para discutir cómo nos vamos a comunicar mientras trabajamos en forma remota.
Un simple correo electrónico o una llamada deberían hacer el trabajo. Esto es lo que debemos pedirle a los clientes para asegurarnos de que estamos en sintonía:
- ¿Tiene un método preferido de comunicación?
- ¿Está familiarizado con la plataforma tal o cuál? (Dependiendo del método que elijamos).
- ¿Desea programar una llamada de inmediato para discutir su proyecto?
Nuestro objetivo inicial debe ser el de utilizar un método de comunicación con el que nos sintamos cómodos. Si nuestros clientes necesitan ayuda para configurar las aplicaciones, hagamos un esfuerzo para guiarlos a través del proceso.
A partir de ahora, todo es más sencillo. Sin embargo, debemos recordar que solo porque nos reunamos en forma remota con nuestros clientes, no significa que podamos ignorar las mejores prácticas para la comunicación con ellos.
Conclusión
Mantenernos conectados y satisfacer las necesidades de nuestros clientes a distancia no tiene que ser complicado. De hecho, es posible que al no limitarnos a las reuniones presenciales, será más fácil mantener a nuestros clientes informados y contentos.
Si aún no estamos empleando alguna de las formas de comunicación con nuestros clientes, debemos considerar una de estas herramientas o mantenerlas a mano:
- Zoom: Una herramienta de videoconferencia popular y fácil de usar.
- Google Meet: Videoconferencia para aquellos que dependen en gran medida de G Suite.
- Slack: Canales de mensajería basados en texto perfectos para actualizaciones diarias.
- Front: Funcionalidad colaborativa de correo electrónico para hacer milagros con proyectos de equipo y comunicación con clientes.
- Join.me: Teleconferencia para agencias o sucursales internacionales.
Esperamos que este artículo sobre algunas formas de comunicación con clientes mientras trabajamos desde casa, les haya resultado útil. Más información sobre este y otros temas en Ayuda Hosting. También te puede interesar nuestra guía sobre los mejores trabajos que puedes hacer desde casa.
